PREVENCIÓN, DETECCIÓN, INVESTIGACIÓN Y REPORTE DE FRAUDE

PREVENCIÓN, DETECCIÓN, INVESTIGACIÓN  

Y REPORTE DE FRAUDE

  

PONENCIA

POR: GENARO SORIANO G.

(REPUBLICA DOMINICANA)

CONCEPTO

¨  EL MANEJO DE UNA ORGANIZACIÓN

¨  SISTEMA DE GESTION

¨  SISTEMA DE CONTROL INTERNO

¨  FRAUDES

¨  ERROR, IRREGULARIDAD, PIFIA

¨  DEFRAUDADOR

¨  DEFRAUDADO
 

ACCIONES FRAUDULENTAS  - CARACTERÍSTICAS

 

SOBORNO

PECULADO

ROBO

EMISIONES SIN RESPALDO O INORGÁNICA

DONACIONES ILEGALES

ABULTAMIENTO DE INGRESOS O GASTOS

ALTERACIONES DE NÓMINA

 LAS COMISIONES O DÁDIVAS ILEGALES

 INCENDIOS PROVOCADOS

QUIEBRAS FABRICADAS

           TRAICIÓN

           ENGAÑO

           CHANTAJE

           EMBAUCAMIENTO

           VENTAS FICTICIAS

           PAGOS IMPROPIOS

           SOBREVALUACIONES O SUBVALUACIONES

           FRAUDES FISCALES

EL PAPEL DE LA GERENCIA EN  LA PREVENCIÓN Y DETECCIÓN DE FRAUDES

§      DEFINICIÓN DE OBJETIVO

 

§      IDENTIFICACIÓN DE RIESGO

 

§      VALORACIÓN DE RIESGOS

 

§      LAS MEDIDAS PREVENTIVAS

 

§      LAS ACCIONES DETECTIVAS

 

§      LAS ACCIONES CORRECTIVAS

 

§      EL CUADRO DE ADMINISTRACIÓN

CUADRO DE ADMINISTRACIÓN FRENTE A LA

EVENTUALIDAD DE FRAUDES

CURSOS	OBJETIVOS	RIESGOS	PREVENCIÓN	DETECCIÓN
§        FINACIEROS, MATERIALES Y DE CAPITAL	§        PROTECCIÓN	§        ROBO §        FALSIFICACIÓN §        ASALTO §        OTRAS ACCIONES DE MANIPULACIÓN	§        DIVISIÓN DE DEBERES §        RESPONSABILIDAD §        CUSTODIA §        SISTEMAS BUROCRÁTICOS §        CONTABILIDAD §        MEDIOS ADICIONALES §        SEGUROS	§        MONITOREO INTEGRADO; INCLUYENDO ARQUEO, CONCILIACIÓN, REVISIÓN, VISUALIZACIÓN, ETC.

CUADRO DE ADMINISTRACIÓN

APLICACIÓN A EFECTIVO

RECURSOS	OBJETIVOS	RIESGOS	PREVENCIÓN	DETECCIÓN
§        MONEDAS Y BILLETES §        CUENTAS BANCARIAS	§        PROTECCIÓN	§        MANIPULACIÓN §        FALSIFICACIÓN §        ASALTO	§        DIVISIÓN DE DEBERES §        BUROCRACIA §        RESPONSABILIDAD §        CUSTODIA §      PROTECCIÓN §        CANCELACIÓN §        VISUALIZACIÓN §        FÍLMICAS §        SEGUROS	§        ARQUEOS §        VERIFICACIÓN §        CONCILIACIÓN §        COMUNICACIÓN

RESPONSABILIDADES DE LA

AUDITORÍA INTERNA

          EL AUDITOR INTERNO ES RESPONSABLE DE ASISTIR EN LA PREVENCIÓN DEL FRAUDE A TRAVÉS DEL EXAMEN Y EVALUACIÓN DE LO ADEUDADO Y EFECTIVO DEL CONTROL DE ACUERDO CON EL RIESGO POTENCIAL EN LOS DIFERENTES SEGMENTOS DE OPERACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.

PARA LLEVAR A CABO ESTAS RESPONSABILIDADES EL AUDITOR INTERNO DEBERÁ DETERMINAR SI:

a) SE FOMENTA EN EL MEDIO AMBIENTE LA CONCIENCIA DE CONTROL.

b) ESTABLECEN METAS Y OBJETIVOS REALES.

c)  EXISTEN POLÍTICAS CORPORATIVAS POR ESCRITO (EJEMPLO: CÓDIGO DE CONDUCTA QUE DESCRIBA LO QUE DEBE ENTENDERSE POR ACTIVIDADES PROHIBIDAS Y LAS ACCIONES REQUERIDAS CUANDO ESAS VIOLACIONES SEAN DESCUBIERTAS).

d) ESTABLECEN Y MANTIENEN POLÍTICAS PARA LA AUTORIZACIÓN DE TRANSACCIONES.

e)  POLÍTICAS, PRÁCTICAS, PROCEDIMIENTOS, REPORTES Y OTROS MECANISMOS SON DESARROLLADOS PARA CONTROLAR ACTIVIDADES Y SALVAGUARDAR ACTIVOS PARTICULARMENTE EN LAS ÁREAS DE ALTO RIESGO.

f)   LOS CANALES DE COMUNICACIÓN PROPORCIONAN A LA GERENCIA INFORMACIÓN ADECUADA Y CONFIABLE.

g) SON NECESARIAS RECOMENDACIONES PARA EL ESTABLECIMIENTO Y MEJORAMIENTO DE CONTROLES EFECTIVOS QUE AYUDEN A DETERMINAR FRAUDES.

 
 

RESPONSABILIDADES DE LA

AUDITORÍA INTERNA

       AL LLEVAR A CABO UNA AUDITORÍA, LA RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR INTERNO PARA DETECTAR UN FRAUDE ES:

a) TENER CONOCIMIENTO SUFICIENTE DEL FRAUDE PARA ESTAR CAPACITADO PARA IDENTIFICAR INDICADORES DE QUE UN FRAUDE PODRÍA HABER SIDO COMETIDO.  ESTE CONOCIMIENTO INCLUYE LA NECESIDAD DE CONOCER LAS CARACTERÍSTICAS DEL FRAUDE, LAS TÉCNICAS USADAS PARA COMETER FRAUDES Y LOS TIPOS DE FRAUDES ASOCIADOS CON LAS ACTIVIDADES AUDITADAS.

b) ESTAR ALERTA PARA LAS OPORTUNIDADES, ASÍ COMO LAS DEBILIDADES DE CONTROL, QUE PODRÍAN PERMITIR UN FRAUDE.

c)  EVALUAR LOS INDICADORES DE QUE UN FRAUDE PODRÍA HABER SIDO COMETIDO Y DECIDIR SI ES NECESARIO EFECTUAR MÁS ACCIONES ADICIONALES O RECOMENDAR UNA INVESTIGACIÓN.

d) NOTIFICAR A LAS AUTORIDADES APROPIADAS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN CUALQUIER DETERMINACIÓN QUE SE HAGA Y SI HAY SUFICIENTES INDICADORES DE QUE EN EL FRAUDE HA SIDO COMETIDO PARA RECOMENDAR UNA INVESTIGACIÓN.

LOS AUDITORES INTERNOS NO DEBEN ESPERAR TENER UN CONOCIMIENTO EQUIVALENTE A LA PERSONA CUYA RESPONSABILIDAD PRIMARIA ES DETECTAR E INVESTIGAR EL FRAUDE.

ADEMÁS LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA EN FORMA INDIVIDUAL, AUN CUANDO SEAN LLEVADOS A CABO CON EL DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL, NO GARANTIZAN QUE EL FRAUDE SEA DETECTADO.

INVESTIGACIÓN DE FRAUDE

       LA INVESTIGACIÓN CONSISTE EN LLEVAR A CABO LOS PROCEDIMIENTOS NECESARIOS PARA DETERMINAR SI UN FRAUDE HA SIDO COMETIDO COMO LO SUGIEREN LOS INDICADORES.  ESTO INCLUYE LA RECOPILACIÓN DE EVIDENCIA SUFICIENTE ACERCA DE LOS DETALLES ESPECÍFICOS DEL FRAUDE DESCUBIERTO.  AUDITORES INTERNOS, ABOGADOS, INVESTIGADORES, PERSONAL DE SEGURIDAD Y OTROS ESPECIALISTAS DE DENTRO Y FUERA DE LA ORGANIZACIÓN, SON LAS GENTES QUE PARTICIPAN Y CONDUCEN UNA INVESTIGACIÓN DE FRAUDES.

 

RESPONSABILIDADES DE LA

AUDITORÍA INTERNA

       CUANDO SE LLEVE A CABO UNA INVESTIGACIÓN DE FRAUDE, DEBERÍAN:

a) ASEGURARSE DEL NIVEL AL QUE SE HA EXTENDIDO LA COMPLICIDAD EN EL FRAUDE DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.

ESTO PUEDE SER CRUCIAL PARA ASEGURARSE QUE EL AUDITOR INTERNO EVITE PROPORCIONAR U OBTENER INFORMACIÓN ENGAÑOSA DE LAS PERSONAS QUE PUDIERAN ESTAR INVOLUCRADAS.

b) DETERMINAR EL CONOCIMIENTO, HABILIDADES Y DISCIPLINAS NECESARIAS PARA LLEVAR A CABO UNA INVESTIGACIÓN EFECTIVA.

c)  DESIGNAR PROCEDIMIENTOS A SEGUIR PARA INTENTAR IDENTIFICAR A LOS PERPETRADORES, EXTENSIÓN DEL FRAUDE, TÉCNICAS USADAS Y CAUSA DEL FRAUDE.

d) COORDINAR ACTIVIDADES CON LA GERENCIA DE PERSONAL, ASESOR LEGAL, Y OTROS ESPECIALISTAS DURANTE LA INVESTIGACIÓN.

e)  ESTAR CONCIENTE DE LOS DERECHOS DE LAS PERSONAS DECLARANTES Y DEL PERSONAL DENTRO DEL ALCANCE DE LA INVESTIGACIÓN Y LA REPUTACIÓN DE LA ORGANIZACIÓN.

UNA VEZ QUE UNA INVESTIGACIÓN DE FRAUDE ES CONCLUIDA, EL AUDITOR INTERNO DEBERÁ ASEGURARSE DE LOS DATOS RECOPILADOS CON EL OBJETIVO DE:

a)    DETERMINAR SI LOS CONTROLES DEBEN SER IMPLEMENTADOS O FORTALECIDOS PARA REDUCIR LA VULNERABILIDAD EN EL FUTURO.

 
 

REPORTE DE FRAUDE

          EL REPORTE CONSISTE EN COMUNICACIONES VERBALES O ESCRITAS, INTERMEDIAS O FINALES DEL ESTADO Y RESULTADO DE LAS INVESTIGACIONES DEL FRAUDE A LA GERENCIA.

RESPONSABILIDADES DE

AUDITORIA INTERNA

§      UN REPORTE PRELIMINAR O FINAL PODRÍA SER DESEABLE A LA CONCLUSION DE LA FASE DE DETECCIÓN.  EL REPORTE DEBERÍA INCLUIR LA CONCLUSIÓN DEL AUDITOR INTERNO, ASÍ COMO SI EXISTE LA SUFICIENTE INFORMACIÓN PARA CONDUCIR UNA INVESTIGACIÓN.

DEBERÍA INCLUIR UN RESUMEN  DE LOS HALLAZGOS QUE SIRVAN DE BASE PARA DICHA DECISIÓN.

§      CUANDO SE HAYA DETERMINADO QUÉ TAN SIGNIFICATIVO HA SIDO EL FRAUDE Y SU INCIDENCIA, DEBERÁ SER NOTIFICADO DE INMEDIATO A LA GERENCIA.

EL AUDITOR DEBERÁ INFORMAR A LA GERENCIA APROPIADA Y AL COMITÉ DE AUDITORÍA, ASÍ COMO AL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN, DE DICHO DESCUBRIMIENTO.

§      UN REPORTE ESCRITO DEBERÁ SER EMITIDO A LAS CONCLUSIONES, RECOMENDACIONES Y ACCIONES CORRECTIVAS TOMADAS.

§      UN BORRADOR DEL REPORTE SOBRE EL FRAUDE DEBERÁ SER ENVIADO AL ASESOR LEGAL PARA SU REVISIÓN.  EN AQUELLOS CASOS EN LOS CUALES EL AUDITOR QUIERA INVOCAR EL PRIVILEGIO DEL CLIENTE, ESTA CONSIDERACIÓN DEBERÁ SER DADA AL DIRIGIR EL REPORTE AL ASESOR LEGAL.  

ANTES, DURANTE Y DESPUÉS DEL FRAUDE

LOS INDICIOS DE LA ACTIVIDAD ILEGAL O IMPROPIA, DENTRO DE UNA ORGANIZACIÓN LE PUEDEN LLEGAR A CUALQUIER PERSONA Y EN CUALQUIER MOMENTO.  TALES INDICIOS, LOS PUEDE RECIBIR LA GERENCIA, EL PERSONAL DE SEGURIDAD, O LOS AUDITORES.  NO ES DE VITAL IMPORTANCIA SABER, ESPECÍFICAMENTE,  QUIÉN RECIBE LOS INDICIOS.  LO IMPORTANTE ES QUE, QUIEN SEA QUE LOS RECIBA LOS RECONOZCA POR LO QUE SON, Y QUE LOS INVESTIGUE INMEDIATAMENTE Y JUICIOSAMENTE.

LA INVESTIGACIÓN CORRESPONDIENTE ES UN PROCESO QUE REQUIERE ADMINISTRACIÓN Y CUIDADO DEBIDO A LO DELICADO DE DICHO PROCESO. POR TANTO, EL AUDITOR DEBE, POR LO MENOS: 

§      ESTAR CLARO

§      DEFINIR OBJETIVO

§      CONOCER EL AMBIENTE

§      SUSPENSIÓN DE PERSONAL

§      CONOCIMIENTO DEL PROBLEMA

§      CUÁNDO ALERTAR

§      ÁREA DEL PROBLEMA

§      INICIO DE LA INVESTIGACIÓN

§      COMUNICAR LOS HALLAZGOS

§      LA EVIDENCIA

§      ASESORÍA NECESARIA

§      NI ACUSAR NI SEÑALAR

§      CONOCER LAS CARACTERÍSTICAS

§      SEÑALES Y SÍNTOMAS