PREVENCIÓN Y CONTROL DEL FRAUDE DOCUMENTARIO

PREVENCIÓN Y CONTROL

DEL FRAUDE DOCUMENTARIO

Sabemos que el avance de la delincuencia, la falta de prevención documentaria, la relativa simplicidad de los procesos de falsificación y la verificación incompleta de la documentación controvertida, son algunas causas del fraude documentario. Pero entonces ¿cómo minimizar los riesgos del fraude documental?, ¿cómo anticiparse a las acciones fraudulentas?, ¿cómo desbaratar esa picardía, inteligencia y audacia del falsario?, ¿cómo efectuar una verificación completa de documentos?; la respuesta es: “Prevención y Control del Fraude Documentario”.

 El fraude tiene éxito en donde la negligencia y la indiferencia prevalecen, en consecuencia la prevención del fraude documental se deberá efectuar desde dos aspectos: en primer lugar, la protección de los documentos fiduciarios a través de los diferentes medios de seguridad tales como microimpresiones, marcas de agua, inserción de errores voluntarios, códigos de barra, tintas luminiscentes, etiquetas holográficas y todo elemento que garantice y dificulte la labor de los falsarios; y en segundo lugar, la capacitación y entrenamiento constante de los examinadores de documentos en los conceptos básicos de grafotecnia y documentoscopía, que permita efectuar una ágil, oportuna y efectiva verificación documental.

Triángulo del Fraude Documentario

La oportunidad, la necesidad y la justificación, son los tres elementos que conforman el triángulo del fraude documentario.

OPORTUNIDAD

Es la probabilidad, conveniencia y percepción que tiene el falsario para realizar un fraude con o sin temor a ser descubierto. Estas personas inescrupulosas intervienen donde el factor de la oportunidad le resulta libre de riesgos, ejerciendo un planeamiento efectivo.

El falsario, para iniciar un fraude documentario, necesariamente tiene que tener la oportunidad para hacerlo, pues podría ser que tenga la actitud o predisposición para cometer una falsificación, pero si las posibilidades de oportunidad son reducidas, será muy difícil que cometa algún fraude; por ello para prevenir el fraude es importante evitar que exista la oportunidad.

 

Sabemos que con frecuencia la oportunidad hace al falsario; por ejemplo cuando la secretaria recibe un cheque firmado en blanco, se le estará entregando una oportunidad para poner un monto caprichoso.

Indicadores de la Oportunidad

 

Existen algunos indicadores  del fraude como por ejemplo:

El exceso de confianza, es uno de los indicadores más notables de la oportunidad del fraude  y ocurre generalmente con algunos empleados cercanos quienes como “personas de confianza” tienen la autorización de sus jefes para imitar la firma, “dizque” para agilizar la documentación administrativa, lo que motiva grandes problemas y sorpresas para el titular de la signatura, pues podrá encontrar documentos no autorizados y refrendados por su “empleado” y tal vez un “chequecito” por una suma atractiva, que le hará saltar, gritar, reventar y caer de espaldas.

 

Acceso privilegiado que tienen algunas personas para ingresar a lugares exclusivos, como archivos confidenciales, base de datos, registro de firmas, etc, les permite tener una gran fuente de información, por lo que amerita un control exhaustivo del personal autorizado a dichos lugares restringidos.

Conocimiento del terreno, es tarea de empleados deshonestos, pues a partir de la observación del movimiento financiero y de las actividades propias de la institución, calculan sus riesgos de responsabilidad, orientando sus actividades a lo ilícito.

 Falta de control, es uno de los factores que impulsan a cometer inicialmente irregularidades administrativas y luego actividades ilícitas, pues se piensa que no hay posibilidad de ser descubierto.

Muchas veces se escucha frases como: “silencio, no molestar, el jefe está ocupado”, “no te preocupes el jefe no se entera”. Esta falta de control no sólo es del jefe, sino también de los propios miembros de seguridad que suelen estar muy ocupados con los fraudes documentarios del ámbito externo, descuidando lo que sucede en su propia institución; esto debido al pensamiento común: “el fraude siembre viene del ámbito externo”, sin pensar que existe la posibilidad de tener falsarios dentro de la entidad, muchas veces debido a la dificultad de reconocer que el problema podría ser interno.

Es tanta la incredulidad de los miembros de seguridad de entidades financieras, que no pueden admitir sus propios errores y mucho menos soportar la ira del ciudadano que señala:

-         El cajero automático ha extendido billetes rotos; me han entregado billetes falsos del cajero.

-         Señores, han emitido una chequera sin mi autorización.

-         Señores, por seguridad he bloqueado mi tarjeta y existen consumos que no he realizado.

-         Por favor señores escuchen!

La respuesta no se hace esperar:

-         Imposible, como va pensar eso, por favor Ud. está sorprendiendo, ésta es una entidad de reconocido prestigio.

 Como vemos, resulta difícil admitir errores, algunos no lo hacen por orgullo, otros por el “qué dirán”, sin embargo creo que es importante reconocer los propios errores y enfocar el problema con mucho tacto, a fin de obtener los indicios necesarios que permitan tomar las medidas preventivas.  

 Predisposición psicológica, a la que se someten inconscientemente algunas personas al decir “que me van a pasar un cheque falso!, por favor si yo conozco todo en cheques”... Esta situación abre oportunidades al falsario, pues la verificación documentaria muchas veces se hace rutinaria.

Esta predisposición psicológica también puede suceder cuando los empleados revisan los documentos controvertidos con temor o inseguridad, pensando que podrían ser sorprendidos; esto debido a la carencia de los conocimientos básicos sobre documentoscopía y grafotecnia.

 Carencia de medios de seguridad en los documentos fiduciarios pues motivan que el falsario pueda agenciarse con facilidad del papel, tintas y sistemas de impresión para hacer sus reproducciones, logrando incluso en algunos casos que “sus imitaciones sean mejores que los originales“. Por ello es necesario incorporar los mejores dispositivos de seguridad existentes, pues los beneficios estarán compensados, ya que se reducirán los riesgos del fraude.

 Desconocimiento de las medidas de seguridad que se encuentran incorporadas en los documentos fiduciarios por parte de los usuarios y beneficiarios, permitiendo que el falsario pueda sorprender con facilidad. Por ello resulta necesario que las entidades programen cursos de capacitación, con la finalidad de que su personal tenga entrenamiento constante de los conceptos básicos de grafotecnia y documentoscopía.

NECESIDAD

Este segundo elemento del fraude documentario se refiere al impulso, apetito y deseo material o psicológico, que tiene el falsario para cometer el ilícito penal. Es muy común que el propósito sea el lucro, sin embargo existen casos eventuales en que el falsario realiza su acción delictuosa por necesidades legítimas o circunstanciales.

 Indicadores de la necesidad:

 Situación económica desesperante en que viven algunos empleados debido a su bajo sueldo, deudas, negocios, que ocasionan ciertos cambios de actitud hacia la institución donde laboran, permitiendo con ello involucrarse en fraudes documentarios.

 Necesidades legítimas o circunstanciales, como la matrícula de sus hijos o enfermedades de la familia; no encuentran una salida honrada al problema, sino más bien buscan la menor oportunidad para cometer fraudes.

JUSTIFICACIÓN

Es la aprobación y conformidad que hace el falsario de su actividad ilícita, justificando erróneamente su propósito delictivo y desterrando el sentimiento de culpabilidad.

 Este mecanismo mental de justificación hace que el “falsario” tenga una equivocada interpretación de sus reprobables actos, convirtiéndolos en actos aceptables y teniendo incluso una deficiente demostración solidaria de sus acciones.

 Indicadores de la justificación:

 Motivo ideológico, es un indicativo que induce a las personas a mantener pensamientos o ideas confusas, sugiriendo un razonamiento erróneo al tratar de convertirse en “Robin Hood” y afirmar “cometo fraudes para ayudar a los pobres y desamparados”; sin embargo, ello es sólo un pretexto para incurrir en ilícitos penales.

Sentimiento de injusticia, que aflora en algunos empleados por un supuesto trato injusto, originado por la falta de reciprocidad entre empleador y empleados, pues se aduce trabajos extras sin recompensa e incentivos no cumplidos, generando así desmoralización y revanchismo contra la propia institución. Muchas veces hay una equivocada interpretación al pensar que existen desigualdades laborales o injusticia, motivando afirmaciones como “la ley es para los pobres, pero no para los ricos”.

 ¿Qué hacer para controlar el Fraude Documentario?

 Para efectuar un control efectivo del fraude documentario, se deberá tener en cuenta lo siguiente: 

·                     Preguntarse siempre: ¿dónde, cuándo y cómo ocurre el fraude documentario

·                     Determinar los puntos vulnerables en los diversos documentos.

·                      Establecer la probabilidad del fraude documentario dentro y fuera de la entidad.

·                     Disponer la evaluación y análisis de los procesos de identificación y autenticación documental.

·                     Disponer la exposición e intercambio de experiencias sobre las modalidades de fraude detectadas.

·                     Disponer la toma de medidas preventivas necesarias que aseguren una verificación completa de la documentación controvertida.

·                     Verificar la “vida y pasión” del personal que tiene acceso privilegiado.

·                     Evitar en todo momento que exista la oportunidad.

RECUERDE SIEMPRE QUE:

v    La oportunidad hace al falsario.

v    El fraude existe donde la negligencia e indiferencia prevalecen.

v    A menor riesgo de fraude, mayor rentabilidad económica.

Auditoría Forense. El Perfil Profesional del Auditor Forense

AUDITORIA FORENSE. EL PERFIL PROFESIONAL DEL AUDITOR FORENSE

Por: Lic. Rafael Delgado H., CPC - CIA - CFE

El tema de la auditoria forense es de reciente data en el contexto Latinoamericano. Muchos profesionales han

Practicado la auditoria forense, en desconocimiento de su existencia. Es una versión sofisticada de la auditoría interna y

Externa para cubrir la fase de convertir evidencias de auditoría y otros hallazgos de interés criminalisticos, en pruebas

Legales, vale decir, elementos probatorios que puedan ser admitidos y valorados por los Tribunales de Justicia, con el

propósito de evidenciar, demostrar o comprobar delitos o dirimir disputas legales.

Muchas investigaciones judiciales son rechazadas, en la práctica, porque los jueces, que tienen la decisión final sobre el

proceso, objetan la forma y las técnicas mediante las cuales se obtuvo las evidencias convertidas en pruebas, por

considerar que dichas técnicas no se ajustan a derecho, así como la presentación de las mismas; a título ilustrativo, basta

mencionar que, no todo lo que es o se considera una evidencia de auditoría y/o jurídica, será incontestablemente una

prueba jurídica o tendrá algún valor probatorio en un juicio penal.

 El gran auge de la auditoria forense se sitúa en los años 1970 y 1980 en los Estados Unidos, cuando surgió como una

herramienta para suministrar pruebas a los fiscales, luego vino el auge de la auditoria forense privada y es a partir de

1990 cuando se dio el gran salto a la globalización de la disciplina. Es importante destacar que, actualmente, muy pocas

universidades en los Estados Unidos ofrecen clases de auditoría forense como parte de sus programas. En la práctica,

la mayoría de los auditores forenses son CPAs que han aprendido técnicas forenses en su mismo trabajo o a través de

cursos de especialización. Es de hacer notar que la mayoría de los trabajos de auditoría forense ejercidos en el campo

profesional están enfocados en probar delitos de lavado de dinero y otros activos, pero también el profesional forense

es llamado a participar en actividades relacionadas con investigaciones sobre:

• Crímenes fiscales.

• Crimen corporativo y fraude.

• Corrupción administrativa.

• Discrepancias entre socios o accionistas.

• Siniestros asegurados. Empresas de Seguros.

• Disputas conyugales, divorcios.

• Partición de Bienes de Comunidades.

• Accidentología Vial.

• Pérdidas económicas en los negocios, entre otros.

 Las características más importantes que debe tener un audi